応募者や候補者の個人情報保護に関する通知

本「求人の応募者や候補者の個人情報保護に関する通知（以下、「通知」）は、B&Rの全グループ（オーストリア本社であるB&R Industrial Automation GmbH 内の全部門および同社が直接的または間接的に過半数の議決権を保有または管理する各国オフィス、グループ関連会社）に適用されます。B&Rグループの本社にあたるB&R Industrial Automation GmbH は、ABBグループ（ABB Asea Brown Boveri Ltd.の100％子会社）の一員でもあります。B&Rグループ（以下、「B&R」）は、応募者が選考途中にある、または応募を進める段階から提出を受ける全ての応募者の個人データの処理に責任を有し、本通知の定めに従ってデータ処理の監理を行います。

B&Rでは、応募者のデータ保護に関する権利の尊重を最優先事項としています。本通知はB&Rが従業員個人データをどの様に使用し、また従業員が自身の個人データに対してどのような権利を有するのかを説明するものです。

B&R Industrial Automation GmbHおよび各国のB&R拠点 各国のB&Rオフィス は、責任をもって応募者の個人データの処理にあたります。各国に拠点を持つB&Rは、個人情報保護法に従いながら、応募者の個人情報の処理に責任をもって対応し、応募者の管理、採用プロセス等（以下、「応募への対応」に務めています。 また、他の拠点にあるB&Rが、データ管理者またはデータ処理者として、応募者のデータを受領または処理することがあります。その場合も、本通知に定められたルールが等しく適用されます。

B&R Industrial Automation GmbH （オーストリア、エッゲルスベルグ）、あるいは各国のB&Rオフィスは、オーストリアの会社法第15ffに従い、応募者が雇用契約を結ぼうとしているB&Rの拠点を、EU一般データ保護規則（General Data Protection Regulation ("GDPR") ）が定めるところの「データ管理責任者」とします。当社および各国にある関連会社（以下、「B&R」または「当社」）は、オーストリアのデータ保護法、または実際に個人データを管理する各国が定める保護法に則り、収集する応募者の個人データの種類と、その目的を本通知に従って決定します。

当社は、応募者のB&R内の業種への応募の範囲内、または関連する目的のため、応募者の個人データを集め、使用します。また、当社は応募者の個人データを、キャリア・ポータルやキャリア関連のSNS、キャリア・フェア等、一般公開され、誰でもアクセス可能な情報源から集めることがあります。また、応募者本人が当社のポジションに応募した際に利用した人材紹介会社などの第三者から、合法的に転送された個人データも処理の対象となります。入手した個人データの全ては、本通知に記載されている目的に沿って、必要な範囲で参照し、処理、管理が実施されます。通知に基づき、当社では以下の個人情報をその目的の範囲内で収集、使用します。

• 個人の詳細と識別データ：氏名、性別、年齢、国籍、生年月日および出生地、婚姻情報、個人またはビジネス上の住所/電話番号/メールアドレス、または応募時に提供されたその他の連絡先に関する情報
• 技能および経験の詳細：取得した資格や認定、現在および過去の雇用形態、学歴および教育訓練、履歴書/職務経歴書等の学歴と職歴が分かる書類、（場合によっては）推薦者の詳細、能力評価および面接評価/フィードバックの結果、応募の一環として、応募者が当社に開示したその他の個人情報
• 内部・外部評価：応募される職位によっては、内部および外部評価を行います。これにより、評価実績データ、評価スコア、電話/オンライン面接記録等の追加データを収集します。
• 雇用契約締結および入社予定者のみの入社準備で必要なデータ：写真、署名、パスポート情報、居住に関する情報、国籍、在留および労働許可、入国管理情報およびビザ種類、社員番号、雇用に関する情報、応募者の個人識別番号（税、社会保障、その他保障、運転免許証等）、社会保険情報の詳細、銀行口座の詳細、関係者に関するデータ（パートナ/配偶者、子供者の氏名等）、緊急連絡先、研修記録、必要に応じて衣類および靴のサイズ等
• その他の個人情報：（特別なカテゴリーの個人データが含まれることがあります）特別なカテゴリーの個人データの提供が求められる場合、応募システムへのデータの入力は応募者本人か、別の者が対応します。 個人情報には、応募プロセス中に挙げられた問い合わせ、質問、不満点、メールでのやりとり、契約、提出物、成果物、写真や画像/動画等が含まれます。

以下のカテゴリーに該当する応募者の個人データは、採用プロセスにおいてのみ、適用される国内法に基づいて収集・処理されます。当社は、必要に応じて国内法や日本国内で定められた法に従いながら、全ての応募者と候補者、また社員に等しい機会をもたらし、同様の扱いを行うことだけを目的に、こうした個人データの取得と処理に務めます。つまりは、適用される国内法でこうしたデータの処理が禁止される場合、該当の個人データに対しいかなる処理も行いません。

特別なカテゴリーに該当する個人データ：主に挙げられるのは下記の個人データです。

• 宗教団体への加入（税部処理関連で必要とされる場合など）
• 健康および障害の有無を含む医療データ（立ち机の利用など）、職場における医療機器の必要性、労働災害が関連する傷病情報、出張中の緊急事態時に必要となるデータ（血液型、治療歴、アレルギー等）
• 人種または民族（多様性関連で使用される場合）
• 労働組合への加入
• バックグラウンドチェック：選考途中で応募者に対しバックグランドチェックを行う際、当社は準拠法に従い、必要な過程おいてのみ、チェックを実施します。犯罪および犯行歴：過去の有罪判決や制裁リストに関する情報は、マネーロンダリング法やその他の法的義務に基づく犯罪調査委に必要な範囲でのみ処理の対象となります。

応募者が特定の個人データ処理活動についての情報を求める場合は、www.abb.com/privacyへ要請を出して要求することができます。

当社は応募者の個人データを、主に、応募途中の、また将来応募する可能性がある職位に関連した採用プロセスのために処理します。採用活動の一環として、当社は応募者の個人データの処理が必要となります。具体的には、応募者が募集している職位に相応しいか、当社と雇用契約を結ぶ可能性、資質があるか、雇用に関して契約上または法的義務を果たすため、あるいは法的義務を満たすため、という理由があります（労働法で定める基本的要件に基づいての個人情報の処理がほとんどです）。

応募者の特定の個人データを処理しないと、当社は通常、応募者との雇用関係を締結、維持、または終了することができません。また応募者の要求に応じ、契約上または法的対策をとることもできません。応募に関連して応募者の個人データを処理する際、当社は特定の個人データがなければ、応募者の要求に応じて応募処理を進めることが出来ず、また応募者自身も、求められるデータを当社に提示しない場合、正しく公平な応募プロセスを通過することが出来ません。募集/選考期間中に、応募者から当社側へ提出された個人データが、完全でない/また正しくない場合には、次の選考に進めない可能性があります。

当社は、特に下記の目的に基づいて、上記に挙げられた個人データを処理、使用します。

• 人材管理と獲得（採用、適正と職務能力の評価、経歴・資格の確認、人材確保、推薦状の提供等）
• 入退職に伴う手続き（社内異動および雇用契約終了を含む）
• 雇用および社会保障法あるいは労働協約の項目における義務の履行および特定の権利の行使
• 社内健康と安全のためのプログラム施策（労働上の安全衛生、事故の記録や報告、プロセス品質管理等）
• 人事管理（組織・従業員管理、労働時間管理、効率的な人事管理の改善および維持、社内の人事分析、人事報告・計画等）
• ITリソースの管理（データバックアップ、アプリケーション管理のための情報システム支援、サービス運用、エンドユーザ支援、テスト、保守、セキュリティ（事故対応、リスク、脆弱性、違反への対応）、マスタデータ、職場等での使用アカウント管理、ソフトウェアのライセンス認証、セキュリティ・能力検査、事業継続などのインフラ管理等）

さらに、雇用契約が締結された場合や、採用プロセスに起因するクレームが発生した場合にも、当社は個人情報の処理を行います。

• 給与、報酬、業績管理（社会的サービスの提供、給与・報酬・手当・福利厚生・保険・年金・評価の維持を含む）
• 従業員教育、育成のための施策管理（資格取得、社員研修、従業員満足度調査・研究等）
• 休暇管理（病欠その他の欠勤等）
• 出張と費用管理および出張手配（安全や医療上の緊急事態のための出張者のモニタリング、出張・健康・安全に関する研修、任意での申し出に応じ、緊急時の安全面でのサポート提供等）
• B&Rグループと代表者の社内外との通信（商業登記簿への記載や代理人の任命等）
• B&Rの資産管理（B&Rのイントラや会社ホームページ上からダウンロード可能な社員またはその他の個人を写す写真、動画等）
• 事業活動、事業部門および会社の買収や再編
• 年次報告書、統計および分析
• ABBおよびB&Rグループが定めるガイドラインの遵守状況のモニタリングと確認（従業員が業務において会社のポリシーを遵守しているか、懲戒処分などの雇用契約上の義務及び法的要件を遵守しているか等）
• 法律、法執行機関、裁判所、規制当局の規則（顧客の身元確認プロセス（「KYC」）、マネーロンダリング防止策（「AML」）、関税や国際貿易ルールの遵守、利益相反やセキュリティ義務に関する規則など）の遵守、および予防と検知を含む管理、リスク、コンプライアンス
• 犯罪や不正行為、その他の禁止行為の調査/予防、または法的権利や請求権の保護、確立、行使、防御のため
• パブリックおよび個人の安全、ビル内のセキュリティおよび犯罪防止や追跡のためのビデオ監視や監視カメラの使用
• 緊急時のアクセス制限および現場要員の登録を行うことが許可された従業員に対する電子的管理に基づく出入室管理のためのアクセスコントロールシステム
• 第三者による強制や侵入、社内セキュリティポイントの監視および現場管理、自動システム用補助監視モニター等の侵入検知

当社は、上記の理由のために必要な個人データのみを収集します。応募に際し、応募者から当社へ提供される個人データは、選考作業で発生する必要に応じた範囲でのみ使用されます。また、選考の当事者となる社員と第三者機関に限り、データが開示されることがあります。応募者からの個人データの提供が必要となる場合には必ず、当社はどの個人データが必須・任意にあたるのか、またどのような法的根拠に基づいて特定の個人データが必要となるのかを説明します。

特定の評価または意思決定のプロセスのため、当社は自動化の方式を用い、応募者から提出された、本通知に記載されているような個人データを元に候補者のプロファイルを作成することがあります。この場合、応募者の個人データを処理する方法について、当社は応募者に通知するとともに、自動化方式によってデータ処理を行い、意思決定を決めることの可能性と妥当性についてを説明します。一般的に、自動化システムによる意思決定の妥当性は、募集要項に記載された最低条件と応募者の適正、資格、経験が、要件に適応するかどうかを見極めるところにあります。自動化された意思決定プロセスが導く結果は、最終的に応募者のプロファイルがそうした要件を満たさない場合、応募者を選考から外す可能性もあります。当社がこうした自動化プロセスを使用する場合、応募者はwww.abb.com/privacy へ要求を送り、当社の担当者が介入して自分の見解を提示する権利、および決定に異議を唱える権利を主張することができます。また、応募者にはwww.abb.com/privacy へ、的確な異議申立を提出することで、プロファイル作成への異議を申し立てる権利とともに、そうしたプロセスへの過去の同意を撤回する権利があります。

また当社は、従業員が個人データによって直接または間接的に識別されることが無いように、従業員のデータを匿名で収集し、統計やB&Rのサービス向上、ITシステムの見直し等、さらなる処理目的のために個人データを使用することがあります。

当社は応募者の個人データを上記の目的(第3項)に従い、GDPRおよびオーストリアのデータ保護法の規定、特に以下の法的根拠に基づいて処理を行います。

• 当社が応募者の個人情報を処理する目的は、主に、応募者との雇用関係の開始、維持、終了、および当社との雇用契約から生じる権利の行使と義務の履行のためであり、その法的根拠はGDPRの第6条(1) b)になります。
• 当社が応募者の個人データ(特別なカテゴリーの個人データを含む) を、雇用法、社会保障法、社会保護法に起因する権利の行使または法的義務の履行のために処理する時、データ処理はGDPRの第6条(1) c) および第9条(2) b)、f) およびh)を法的根拠とします。
• 当社が応募者の個人データ（特別なカテゴリーの個人データを含む）を健康管理、産業医学、または労働能力の評価を目的として処理する時、また、その処理が医療従事者や秘密保持を条件として従事するその他の担当者によって行われる場合、その法的根拠はGDPRの第9条(2) h)になります。
• 当社が応募者のデータを、法的規則および雇用関係の義務に基づいて処理する場合（例えば、手当や税金、報告・通知義務、当局への協力義務、雇用主および企業としてのその他の契約上および法律上の義務を果たすための法定保存期間等）、その法的根拠は、GDPRの第6条(1) c) に基づきます。
• 必要な場合、当社は自らの正当利益または第三者の利益を守るため、雇用関係の範囲内で、従業員の個人データを処理します。これは、GDPRの第6条(１)f)に基づく利益のバランスを考慮して行われます。GDPR第6条(1)f)に基づき、正当な利益を守るために必要であり、個人データの保護を必要とするデータ対象者の利益または基本的な権利および自由が優先されない場合には、処理が許容されます。正当な利益は、下記の個人データ処理の目的を有します。
• 監視（ITシステム等による監視）、調査、法的規制・規則、およびABBとB&Rグループ関連会社内要件およびガイドラインへの遵守
• 不正行為、類似行為の調査、B&Rおよびグループ関連会社資産、製品およびサービスの悪用などの犯罪行為防止、および必要かつ適切な範囲内でのネットワーク、情報セキュリティ確保
• B&Rでの従業員の業務に関連して、B&Rによる、またはB&Rに対する法的請求の確立、行使、および弁護
• 必要に応じて、社内管理を目的としたB&Rグループ内での従業員個人データの転送（一元管理サービスの提供）

応募者は、www.abb.com/privacyに要望を提出することで、B&RおよびABBグループ関連会社の応募者および候補者の個人データを処理する上での正当な利益に関する評価の写しを入手することができます。

例外として、前述の法的根拠に該当しない目的で応募者の個人データ（特別なカテゴリーのデータを含む）を処理する場合、 GDPR第6条(1) a) および第9条 (2) a) に基づき、応募者の同意が必要になります。例えば、他のまたは将来的に発生する業務のために、応募者の個人データを保存しておきたい場合や、応募プロセスに関連した調査や将来の業務に関連するジョブ・ニュースレターなど、応募者の個人データを保管し、処理するための法的根拠に応募者の同意が必要となるのです。応募者が情報をメールで送信する場合、当社は準拠法の下、オーストリアのテレコミュニケーション法第102条（２）の定めに従い、追加の同意を求める場合があります。応募者からの同意は常に任意に基づきます。従って、応募者は同意の提出に義務感を負うことはなく、同意の提出を拒否したゆえに、何らかの不利益が生じるという不信や懸念を抱く必要はありません。また、応募者はいかなる時も、理由を明確にすることなく、GDPR第7条（３）の定めにあるように、将来への影響を憂慮し、同意を撤回する権利を有します。当社が、従業員の個人データを明確な目的に基づいて処理する上で従業員からの同意を求める場合、拒否する権限を有すること、また拒否の権限を行使する権利があることを、改めて通知します。

当社は、（現地の）適用法に従い、刑事上の有罪判決または犯罪に関連する個人データの処理のみを行います。

当社は、応募者の個人データを採用プロセスに直接関与している従業員や第三者機関、そして応募されたポジションがある国に限り共有します。グローバル企業として、B&Rは欧州経済領域（EEA）の内外を問わず、B&RおよびABBグループの企業や外部のサービス提供者と取引関係にあります。ビジネス関係を構築しているそうした企業も、B&Rの応募者のデータを目的に沿った処理のために使用することがあります。当社は一般的に、応募者の個人データを他のB&Rグループ企業、または第三者機関に、以下に定められた目的のため、必要と判断された場合にのみ共有します。

その場合、従業員の個人データは、B&Rグループ企業全体、EEA圏内・外のエリアで、前述の目的に沿って利用、処理されることがあります。また、当社の応募者の個人データが前述の目的のために処理される際、当社は外部のサービス提供者（集約的コンピュータ管理会社、ソフトウェア企業やマーケティング・オートメーションツールのプロバイダ等）をデータ処理者として利用することがあります。当社は、そうした外部の事業者を、拘束力のある指示のもと、既存の契約関係の枠組みの中でのみ利用します。応募者の個人データは、データ処理に必要とされる期間と範囲内でのみ、外部の事業者へ開示されます。

当社が、応募者の個人データをB&Rグループ企業、または第三者機関に共有し、データが欧州連合（以下、「EU」）と欧州経済流域（以下、「EEA」）圏外、または将来的に応募者の雇用主になるB&Rの所在地のある国以外に譲渡、またはアクセス可能となる場合には、当社は応募者の個人データ保護のため、適切な予防策を常に講じます。係る予防策の一例として、欧州委員会、標準的契約条項（SCC）に基づく適正な措置があります。EUおよびEEA以外の国や雇用主となるポジションを有する国の外に、応募者の個人データを転送する場合には、個人データ保護のため、追加の対策を講じます。適用される予防策の概要についての情報は、www.abb.com/privacyからリクエストを送信してください。

当社は、通常、本通知で定められた目的に沿って、必要と判断された場合に限り、応募者の個人データを収集し、保管します。保管期間は、応募者がGDPRの第6条 (1) a) に基づき、同意を撤回するまで、あるいは正当な利益が処理の法的根拠となっている場合、応募者が個人データの使用に異議を唱えるまで (GDPRの第6条 (1) f))です。

しかし、法的規則が特定の個人データの最低期間の保管をB&Rに求める際は、この限りではありません。特定の、ある一定の応募者の個人データには、雇用契約書、報酬及び費用償還に関する情報などがあり、企業と税法が定める基準に基づき定められた最低期間は保管が求められています。加えて、採用プロセスに関連して応募者に特定の権利を与えるオーストリア連邦平等待遇法などの国の差別禁止法では、応募者が差別禁止法に基づいて請求できる期間中、応募者の個人データを保存することが義務付けられています。

同時に、適応されるデータ保護法では、当社が、個人データが収集された目的に必要とされる期間を超えない範囲で、応募者を特定できる形で個人データを保管および処理すること、およびこの点に関する定期的なチェックを行うことを求めています。

国が定める法的規定（税や商取引法等）によりいくつかの例外はあるものの、応募者の個人データは、それぞれの場合に下記に定められた期間において、管理・処理されます。

• 応募が却下された場合、当該応募者の採用プロセスは却下通知をもって終了し、応募者の個人情報はオーストリアでは、6か月間、保管・処理の対象となります。ただし、将来就く業務を応募者が検討し、そのため個人データの保存と処理に応募者が同意する場合は、この限りではありません。
• 応募者の就労が最終的に決まった場合、採用プロセスは雇用契約の締結をもって完了となります。当社は、当該の応募者と雇用契約について、本通知に記載されている期間中あるいは雇用契約に定められた期間については、引き続き応募時に提出を受けた個人データを保管、処理の対象とします。
• 応募者が将来的な職位のオファーを考慮し、その目的のために当該の個人データの当社での保管について同意を示す際には、当社は応募者の個人データを最長1年間は保管するものとします。

適応される保管期間が過ぎた後、当社で保管している個人データを消去、あるいは匿名化します。ただし、法的または規則上での必要性や、応募者の雇用に関連し法的紛争等、当該応募者の個人データを保持する必要がある特別な事情がない場合は、この限りではありません。ITシステムやガイドラインの設定により、当社は応募者の個人データが不要となった際には速やかにデータを削除します。

応募者の個人データに適用される特定の保管期間についての詳しい情報は、www.abb.com/privacy からリクエストを送信をしてください。

データ保護に関する質問、自身の個人データの処理に関する不服・申し立て、下記に掲げられた個人データの実際の処理について要望がある際には、www.abb.com/privacyからリクエストを送信してください。特定の状況下では、公共の利益（例：犯罪の防止または発見）または当社のビジネス上の利益（例：法的特権の維持）を保護するために、データ対象者のこれらの権利を制限しなければならない場合があります。当社の対応に納得できない場合、または当社が従業員の個人データを違法に処理していると思われる場合は、 GDPRの第77条に基づく苦情申し立ての権利に従い、従業員の居住国、勤務国、またはデータ侵害が発生したと思われる国のデータ保護当局に連絡することが可能です。苦情申し立ての権利に加え、応募者には自身についての情報について、下記の通り一定の権利が付与されています。

• データアクセス権: GDPRの第15条に定められる通り、従業員は、B&Rが従業員の個人データとして保持しているデータの閲覧または写し（書面）を受ける権利があります。この権利はオーストリアのデータ保護法第4条 (6)の例外規則によって制限されます。個人情報を提供することで、データ管理者または第三機関のビジネス、企業秘密が危険に晒されるような特殊なケースにおいては、この権利は適応されません。
• データ訂正の権利: GDPRの第16条の定めの通り、従業員は、B&Rが従業員の個人データとして保持しているデータに誤りがあった場合、速やかな訂正を要求する権利を有します。この権利は、オーストリアのデータ保護法第4条 (２)に規定された制限の対象となります。それによると、自動化によって処理された個人データの修正が、経済的または技術的な理由で特定の時期にした修正ができず、迅速に対応が出来ない場合、当該個人データの処理は、ある期間までGDPRの第18条(2) の効力で制限されなければなりません。
• データ消去権: 従業員は、GDPRの第17条に定められた条件において、自身の個人データの消去を申し立てる権利を有します。特に下記の条件が一致する場合、上記の権利が有効になります。（1）データ処理の目的が達成した場合、またはその他の方法で適応されなくなった場合、（２）当社が応募者のデータを違法に処理した場合、（３）データ処理を別の法的根拠に基づいて継続することが出来ず、応募者が同意書を撤回した場合、（４）データ処理に異議を唱えた場合、または（５）EU法または当社が従うEU加盟国の法律に基づいてデータを削除する義務がある場合です。この権利は、オーストリアのデータ保護法第4条 (２)に規定された制限の対象となります。それによると、自動化によって処理された個人データの修正が、経済的または技術的な理由で特定の時期にした修正ができず、迅速に対応が出来ない場合、当該個人データの処理は、ある期間までGDPRの第18条(2) の効力で制限されなければなりません。
• データ処理を制限する権利：応募者はGDPRの第18条に従い、 特定の場合において自らの個人データの処理を制限することができます。この権利は、特定の条件を満たす次の場合、有効となります。（１）個人データの正確性に疑念が生じた場合、（２）従業員が、正当な削除要求の条件に基づき、削除ではなく限定的な処理を要求した場合、（３）個人データがデータ管理者の処理対象ではなく、不要となった場合。但し、この場合、従業員は犯罪に巻き込まれない様、データを適切に守り、何らかの措置を講じる必要があります。（４）異議申し立ての成否が、以前として議論の最中にある場合。
• データポータビリティに対する権利： GDPRの第20条に従い、応募者は、自身の目的のために構成され、機械での読み取りが可能な形式にて応募者個人データを受領する権利、および当該データを第三者に転送するようB&Rに要求する権利を有します。
• データ処理に対する異議申し立て権: GDPRの第21条に基づき、 従業員は公共の利益または正当な利益を守るため、従業員の特定の状況に関連する理由において、個人データの処理に対し、いつでも異議を申し立てる権利を有します。当社は、保護に値する個人情報を処理するためのやむを得ない理由を証明でき、それが応募者の利益、権利、自由を上回る場合、または係る処理が法的請求の主張、行使、弁護に役立つ場合を除き、応募者の個人情報の処理を中止します。マーケティング目的での個人データの処理に異議を申し立てる場合、当社はいかなる場合においてもデータ処理を中止します。

本通知は必要に応じ更新されます。更新が行われた際、修正された箇所の重要度に応じ、当社は応募者への通知のため適切な措置を講じます。適応される法律によって更新が必要となる場合、当社の最新のビジネス状況を記載した重要なプライバシーポリシーの変更について、従業員の同意を求めます。本通知の更新日については、以下の「発行日」を確認してください。

発行日：2021年2月15日