Avis de confidentialité pour les visiteurs

Le présent avis de confidentialité pour les visiteurs (« Avis de confidentialité ») s'applique au groupe B&R, c'est-à-dire à B&R Industrial Automation GmbH, Autriche et à toute société dans laquelle B&R Industrial Automation GmbH détient une participation majoritaire ou dont elle possède ou contrôle la majorité des droits de vote, que ce soit directement ou indirectement. B&R Industrial Automation GmbH fait elle-même partie du groupe ABB (filiale à 100 % d'ABB Asea Brown Boveri Ltd.). La société B&R qui vous accueille dans ses locaux, que ce soit dans le cadre d'une visite, en conséquence d'une invitation de B&R (événement, négociation de contrat, etc.) ou aux fins de fournir un service convenu par contrat (dénommée ci-après « B&R »), est responsable du traitement des données à caractère personnel vous concernant et contrôle leur utilisation conformément au présent avis de confidentialité.

B&R accorde la plus haute importance à la protection de vos données à caractère personnel. Le présent avis de confidentialité explique comment nous traitons ces données et quels sont vos droits en la matière.

B&R Industrial Automation GmbH et toutes les filiales B&R sont responsables de vos données à caractère personnel. Conformément aux lois applicables en matière de protection des données, le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la filiale B&R qui vous accueille dans ses locaux et qui communique avec vous. Par ailleurs, d'autres filiales B&R sont susceptibles de recevoir et de traiter vos données, soit en qualité de responsable du traitement, soit en qualité de sous-traitant. En conséquence, le présent avis de confidentialité s'applique également à ces filiales.

Dans votre cas, c'est B&R Industrial Automation GmbH, B&R Strasse 1, 5142 Eggelsberg, Autriche, ou sa société affiliée concernée, qui décide, en tant que « responsable du traitement » au sens du Règlement général sur la protection des données (« RGPD ») et de la loi autrichienne sur la protection des données, ou des autres lois nationales applicables en matière de protection des données au siège social de la filiale en question, de la finalité et des modalités de l'utilisation de vos données à caractère personnel conformément au présent avis de confidentialité (également dénommée ci-après « B&R » ou « nous »).

Nous collectons et utilisons les données à caractère personnel que nous recevons de votre part dans le cadre de votre visite dans nos locaux ou d'une relation d'affaires existante avec vous ou votre société (ci-après « vous »). Nous pouvons également traiter les données à caractère personnel que nous recevons de votre part en conséquence de votre demande de contact, d'une demande de renseignements précontractuelle spécifique ou d'une inscription à un événement particulier sur nos sites Web, par e-mail, par téléphone ou lors d'un salon professionnel ou d'un événement autour d'un produit. Par ailleurs, dans la mesure où ce traitement est nécessaire aux finalités décrites dans le présent avis de confidentialité, nous traitons les données à caractère personnel que nous pouvons obtenir de sources accessibles au public ou qui nous sont transmises en toute légalité par d'autres tiers (par ex. une agence d'évaluation du crédit), telles que des données du registre du commerce ou de solvabilité.

Nous traitons les catégories de données à caractère personnel suivantes dans la mesure requise pour les finalités de traitement conformément au présent avis de confidentialité :

• Informations d'identification et coordonnées professionnelles que vous nous communiquez, par exemple : nom, prénom, profession/poste/fonction, adresse électronique professionnelle, adresse postale, numéros de téléphone, de portable et de fax, sexe, date de naissance, numéro d'immatriculation du véhicule et numéro d'une pièce d'identité en cours de validité.
• Informations supplémentaires que vous nous communiquez pendant votre visite ou dans le cadre de celle-ci, par exemple : informations d'inscription pour visiter les sites et les installations, visites à un employé, but de la visite, documents liés à votre visite ou données relatives à l'exécution de nos obligations contractuelles et de mesures précontractuelles. Dans une certaine mesure, ces informations peuvent également inclure votre intérêt pour les produits B&R, vos préférences marketing et les informations d'inscription fournies lors des sessions de formation, événements ou salons professionnels, etc.
• Photos et enregistrements vidéo sur lesquels vous figurez (« enregistrements ») et qui sont produits par nos systèmes de vidéosurveillance (CCTV) ou par des photographes ou des employés de B&R travaillant pour notre compte lors d'événements organisés par B&R.
• Données et informations d'identification électroniques collectées par des systèmes de communications, des applications informatiques et des navigateurs Web (à condition que le visiteur ait accès à ces systèmes ou applications, ou soit affecté par ceux-ci, et dans le respect de la législation applicable), par exemple : utilisation des technologies de l'information (accès au système, utilisation de l'informatique et d'Internet), identification des appareils (ID d'appareil mobile et de PC), informations d'enregistrement et de connexion, adresse IP, données d'accès et fichiers journaux, ID d'analyse, date/heure et URL, requêtes de recherche, données d'inscription sur les sites Web et de cookies, et enregistrements audio (par ex. messages vocaux/appels téléphoniques et Skype).

Si vous souhaitez obtenir des informations concernant une activité de traitement de données spécifique, vous pouvez effectuer une demande via le site www.abb.com/privacy.

Nous traitons vos données à caractère personnel essentiellement aux fins d'entretenir et d'honorer nos relations professionnelles et contractuelles avec vous, et de garantir la sécurité de nos bureaux et locaux. Dans le cadre de cette relation professionnelle et de votre visite dans nos bureaux et locaux, nous devons traiter les données à caractère personnel vous concernant dont nous avons besoin pour l'exécution des obligations contractuelles et légales associées, ou que nous sommes légalement tenus de collecter et traiter (par ex. en vertu de la législation en matière d'hygiène et de sécurité, ou d'exigences légales en matière d'assurance).

Plus particulièrement, nous traitons les données à caractère personnel répertoriées ci-dessus aux fins suivantes :

• Gestion des visiteurs, gestion de l'inscription et de l'accès des visiteurs, y compris les interactions entre les interlocuteurs et les références dans des documents
• Gestion de l'hygiène et de la sécurité, y compris en cas d'urgence médicale
• Enregistrements de vidéosurveillance (CCTV) à des fins de sécurité publique et du personnel, de sécurité des bâtiments et de prévention et détection des crimes
• Systèmes de contrôle d'accès avec contrôle électronique des entrées et/ou sorties dans les zones réservées aux personnes autorisées et liste de présence pour les urgences
• Sécurité et protection des produits, installations, services, systèmes, réseaux, ordinateurs et informations, et prévention et détection des menaces de sécurité, fraudes ou autres activités criminelles ou dangereuses
• Suivi et audit du respect des directives des sociétés ABB et B&R, des obligations contractuelles et des exigences légales
• Réalisation d'audits, d'évaluations et de contrôles réglementaires aux fins d'assurer la conformité aux obligations réglementaires
• Gestion des ressources informatiques, y compris la gestion des infrastructures, telle que la protection des données, la prise en charge des systèmes de traitement de données et les services de gestion des applications, l'assistance aux utilisateurs finaux, les tests, la maintenance, la sécurité (réponse aux incidents de sécurité/violations, risques, vulnérabilités), les données maîtres et les domaines d'activité comme la gestion des comptes utilisateur, l'attribution des licences logicielles, les tests de sécurité et de performance, et la continuité d'activité.

Nous collectons uniquement les données à caractère personnel requises pour les finalités décrites ci-dessus. Pour générer des statistiques, améliorer nos services et tester nos systèmes informatiques, nous utilisons des données anonymes dans toute la mesure du possible. Cela signifie que vous ne pouvez plus être directement ou indirectement identifié en tant qu'individu à l'aide de ces données.

Dans le cas d'opérations de traitement liées à votre visite chez B&R (telles que décrites ci-dessus), B&R risque de ne pas être en mesure d'assurer de manière adéquate votre sécurité et celles d'autres personnes dans nos bureaux et locaux, de contrôler la sécurité des locaux et des installations, ni de remplir les obligations légales associées ou les finalités décrites ci-dessus, sans certaines données à caractère personnel. Bien que nous ne puissions pas vous obliger à nous communiquer vos données à caractère personnel, sachez que votre refus pourrait avoir des conséquences négatives sur votre visite dans nos bureaux et locaux, ou sur notre relation d'affaires. Par exemple, vous ne serez pas autorisé à entrer dans tout ou partie des locaux de B&R pour des raisons de sécurité, et nous ne pourrons pas prendre les mesures précontractuelles ou contractuelles requises pour conclure ou exécuter un contrat avec vous.

Nous traitons vos données à caractère personnel aux fins décrites ci-dessus (à la question3) conformément aux dispositions du RGPD et de la loi autrichienne sur la protection des données, et plus particulièrement aux bases juridiques applicables suivantes :

• Dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel aux fins de remplir les obligations contractuelles découlant des contrats conclus avec vous ou avec votre société, ou dans le cadre de mesures précontractuelles, la base juridique de ce traitement de données est l'article 6 (1) b) du RGPD.
• Dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel sur la base d'exigences légales ou de mesures officielles, par exemple en matière d'hygiène de sécurité, d'assurance, de coopération avec les autorités, de durée de conservation légale ou de la divulgation de telles données dans le cadre de mesures officielles ou judiciaires aux fins de rassembler des preuves, d'engager des poursuites ou d'exécuter des demandes de droit civil, la base juridique de ce traitement de données est l'article 6 (1) c) du RGPD.
• Dans le cas où le traitement des données à caractère personnel est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique, la base juridique est l'article 6 (1) d) du RGPD (par ex. déclaration d'un accident dans les locaux de B&R).
• Si nécessaire, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de votre visite spécifique dans nos bureaux et locaux et de la relation d'affaires existante avec vous ou votre société aux fins de protéger des intérêts légitimes (les nôtres et ceux de tiers). Nous agissons ainsi en mettant en balance les différents intérêts en jeu, conformément à l'article 6 (1) f) du RGPD, en vertu duquel le traitement est autorisé s'il est nécessaire pour protéger des intérêts légitimes et si les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel ne prévalent pas. Les intérêts légitimes en question peuvent inclure les finalités de traitement suivantes :
• Exécution, gestion, développement et promotion de nos activités dans le sens le plus large du terme, y compris la gestion des visiteurs, des installations et des sites, la protection et la sécurité de nos locaux, et l'acquisition et la vente d'activités, de divisions et de sociétés
• Surveillance, contrôle et garantie du respect des normes légales et réglementaires, ainsi que des spécifications et directives internes d'ABB et de B&R
• Prévention des activités frauduleuses et criminelles, comprenant la vérification de telles activités, et de l'utilisation abusive des actifs, produits et services de B&R, ainsi que dans les cas où cela est strictement nécessaire et approprié pour garantir la sécurité du réseau et des données
• Constatation, exercice et défense de droits en justice par ou à l'encontre de B&R dans le cadre de votre visite et de notre relation d'affaires
• Transfert de données à caractère personnel au sein du groupe B&R pour des besoins administratifs internes, lorsque cela est nécessaire, par exemple pour fournir des services centralisés
• Pour obtenir une copie de notre évaluation de nos intérêts légitimes concernant le traitement de vos données à caractère personnel, y compris la justification de la mise en balance des différents intérêts en jeu, veuillez envoyer une demande via le site www.abb.com/privacy.
• Dans certains cas exceptionnels et dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel (y compris des catégories particulières de ces données) à des fins autres que celles prévues par les bases juridiques susmentionnées (par ex. prospection), nous vous demandons votre consentement conformément à l'article 6 (1) a) du RGPD comme base juridique du traitement de ces données. Conformément à l'article 7 (3) du RGPD, vous pouvez retirer ce consentement à tout moment avec effet futur. Si nous vous envoyons des informations commerciales par e-mail (par ex. une lettre d'information), nous pouvons vous demander un consentement supplémentaire en vertu de la législation applicable, conformément à l'article 107 (2) de la loi autrichienne sur les télécommunications.

En ce qui concerne l'utilisation d'images, c'est-à-dire de photos ou d'enregistrements vidéo sur lesquels vous figurez, dans la mesure où nous traitons de tels enregistrements à des fins professionnelles internes et externes de relations publiques et de communication interne, par exemple lors d'événements organisés par B&R, nous vous demandons votre consentement conformément à l'article 6 (1) a) du RGPD comme base juridique du traitement de ces données. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment avec effet futur, conformément à l'article 7 (3) du RGPD. Si et dans la mesure où nous utilisons de tels enregistrements pour mettre en œuvre des mesures de sécurité nécessaires, en particulier à l'aide de systèmes de vidéosurveillance (CCTV) ou via la création de cartes de visiteur destinées à vous identifier et à garantir votre sécurité dans les locaux de B&R, nous traiterons également ces enregistrements aux fins de protéger nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, en mettant en balance les différents intérêts en jeu, conformément à l'article 6 (1) f) du RGPD. De même, il peut être dans notre intérêt légitime de traiter des photos à des fins purement internes, sans publication correspondante (par ex. photo de groupe des participants à une session de formation), ou de prendre des photos dans le cadre d'un événement annoncé publiquement et sur lesquelles vous ne figurez pas en tant que sujet central, mais en compagnie d'autres personnes.

Nous ne traitons des catégories particulières de données à caractère personnel que dans la mesure autorisée par la législation applicable et aux conditions suivantes :

• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique, dans le cas où la personne concernée se trouve dans l'incapacité physique ou juridique de donner son consentement, conformément à l'article 9 (2) f) du RGPD.

Nous ne traitons les données à caractère personnel relatives à des condamnations ou infractions pénales que dans la mesure où la législation applicable (locale) l'autorise.

En tant qu'entreprise mondiale, nous avons des relations d'affaires avec d'autres sociétés du groupe B&R et des prestataires de services externes, aussi bien à l'intérieur qu'à l'extérieur de l'Espace économique européen (EEE), et nous pouvons également faire appel à eux pour traiter vos données à caractère personnel. Nous ne partageons vos données à caractère personnel avec d'autres sociétés B&R ou des tiers que si cela est nécessaire aux finalités répertoriées dans le tableau ci-dessous.

À cet effet, vos données à caractère personnel peuvent également être mises à la disposition de sociétés du groupe B&R dans des pays appartenant ou n'appartenant pas à l'EEE pour les finalités de traitement susmentionnées. En outre, lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités susmentionnées, nous pouvons faire appel à des prestataires de services externes agissant en qualité de sous-traitants (par ex. sociétés de gestion des installations ou de sécurité). Ceux-ci sont généralement soumis à des instructions contraignantes dans le cadre d'une relation contractuelle existante et ils ne reçoivent vos données à caractère personnel que dans la mesure et pendant la durée requises pour fournir le service en question.

En cas de suspicion d'infraction pénale, nous pouvons également transmettre vos données à caractère personnel aux organismes d'application de la loi. Dans tous les autres cas, vos données à caractère personnel ne seront transmises à des tiers que s'il existe une base juridique pour ce faire. Il peut s'agir en particulier de cas où la police ou d'autres autorités chargées de la sécurité agissent au titre d'une intervention d'urgence et exigent d'accéder aux données de vidéosurveillance.

Si nous partageons vos données à caractère personnel avec une société B&R ou un tiers et qu'elles sont transférées ou deviennent accessibles en dehors de l'Union européenne (« UE ») et de l'Espace économique européen (« EEE »), ou en dehors du pays où est située la société B&R responsable de vos informations, nous les protégeons à l'aide des garanties appropriées. Ces garanties peuvent prendre la forme, par exemple, de décisions d'adéquation de la protection rendues par la Commission européenne ou de clauses contractuelles types. Nous prenons des mesures supplémentaires pour protéger vos données à caractère personnel lorsqu'elles sont transférées hors de l'UE, de l'EEE ou du pays où est située la société B&R responsable de vos données. Si vous souhaitez obtenir un aperçu des garanties mises en place, veuillez envoyer une demande via le site www.abb.com/privacy.

En principe, nous ne traitons et conservons vos données à caractère personnel que pendant la durée nécessaire aux finalités de traitement indiquées dans le présent avis de confidentialité, jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement accordé en vertu de l'article 6 (1) a) du RGPD ou jusqu'à ce que vous vous opposiez à l'utilisation de vos données à caractère personnel si la base juridique du traitement est un intérêt légitime (article 6 (1) f) du RGPD).

Cependant, des dispositions légales obligent B&R à conserver certaines données à caractère personnel pendant une durée minimale. Les données à caractère personnel utilisées pour la gestion des visiteurs sont généralement conservées pendant 3 à 12 mois. Elles ne sont conservées plus longtemps que si cela est nécessaire en vertu de la législation et d'exigences officielles locales, ou pour la défense de droits en justice. Certains des bâtiments et locaux de B&R ont recours à des systèmes de vidéosurveillance (CCTV) pour garantir la sécurité et le respect des procédures opérationnelles dans l'enceinte de la société. Les données de vidéosurveillance sont systématiquement supprimées au bout de sept jours maximum. Une durée de conservation plus longue peut être applicable dans des cas particuliers où les faits permettent de supposer que les enregistrements d'une certaine période mettent en évidence des actes passibles de poursuites pénales ou sont nécessaires pour faire valoir une demande de droit civil.

Parallèlement à cela, les lois applicables en matière de protection des données exigent que nous ne conservions et traitions pas vos données à caractère personnel sous une forme permettant de vous identifier plus longtemps que nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées, et que nous effectuions régulièrement des contrôles à cet égard. Par le biais de directives et des paramètres de nos systèmes informatiques, nous veillons à ce que vos données à caractère personnel soient supprimées dès qu'elles ne sont plus requises.

Si vous avez des questions sur la protection des données ou des réclamations concernant la façon dont nous gérons vos données à caractère personnel, ou si vous souhaitez exercer les droits des personnes concernées qui sont répertoriés ci-après, vous pouvez nous contacter via le site www.abb.com/privacy. Dans certaines circonstances, nous pouvons être amenés à limiter les droits des personnes concernées afin de protéger l'intérêt public (par ex. la prévention ou la détection d'infractions pénales) ou nos intérêts commerciaux (par ex. le maintien d'un privilège juridique). Si vous n'êtes pas satisfait de notre réponse ou pensez que notre traitement de vos données à caractère personnel est illicite, vous pouvez également contacter l'autorité chargée de la protection des données dans votre pays de résidence ou de travail où vous estimez qu'une violation de données a pu se produire, conformément à votre droit d'introduire une réclamation en vertu de l'article 77 du RGPD. Outre le droit d'introduire une réclamation, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : conformément à l'article 15 du RGPD, vous avez le droit de nous demander à tout moment (par écrit) des informations sur les données à caractère personnel vous concernant que nous traitons. Ce droit est limité par les exceptions prévues à l'article 4 (6) de la loi autrichienne sur la protection des données, qui stipule en particulier que le droit d'accès n'est pas applicable si la communication de ces informations compromet le secret professionnel ou commercial du responsable du traitement ou d'un tiers.
• Droit de rectification : conformément à l'article 16 du RGPD, vous avez le droit de nous demander de rectifier vos données à caractère personnel dans les meilleurs délais si elles sont incorrectes. Ce droit est soumis aux restrictions prévues à l'article 4 (2) de la loi autrichienne sur la protection des données, qui stipule que si la correction de données à caractère personnel traitées à l'aide de systèmes automatisés ne peut pas être effectuée sur-le-champ parce qu'elle n'est possible qu'à certains moments pour des raisons économiques ou techniques, le traitement des données en question doit être limité aux effets prévus à l'article 18 (2) du RGPD jusqu'au moment de la correction.
• Droit à l'effacement : vous avez le droit de nous demander de supprimer vos données à caractère personnel aux conditions définies à l'article 17 du RGPD. Plus particulièrement, ces conditions sont remplies si a) la finalité du traitement en question a été atteinte ou ne s'applique plus, b) notre traitement de vos données est illicite, c) vous avez retiré votre consentement et le traitement des données ne peut pas se poursuivre sur une autre base juridique, d) vous vous opposez valablement au traitement des données, ou e) nous sommes dans l'obligation de supprimer les données en vertu du droit de l'UE ou d'un État membre de l'UE auquel nous sommes soumis. Ce droit est soumis aux restrictions prévues à l'article 4 (2) de la loi autrichienne sur la protection des données, qui stipule que si la suppression de données à caractère personnel traitées à l'aide de systèmes automatisés ne peut pas être effectuée sur-le-champ parce qu'elle n'est possible qu'à certains moments pour des raisons économiques ou techniques, le traitement des données en question doit être limité aux effets prévus à l'article 18 (2) du RGPD jusqu'au moment de la suppression.
• Droit à la limitation du traitement : conformément à l'article 18 du RGPD, vous avez le droit de nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel. Plus particulièrement, ce droit s'applique si a) l'exactitude des données à caractère personnel est contestée, b) vous demandez un traitement limité au lieu d'une suppression alors que les conditions justifiant une demande de suppression sont remplies, c) les données ne sont plus nécessaires aux finalités que nous poursuivons, mais vous avez besoin de ces données pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice, ou d) la validité d'une demande d'opposition est encore en cours d'examen.
• Droit à la portabilité des données : conformément à l'article 20 du RGPD, vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, ainsi que le droit de nous demander de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
• Droit d'opposition : conformément à l'article 21 du RGPD, vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement des données à caractère personnel vous concernant, que ce soit dans l'intérêt public ou pour protéger nos intérêts légitimes. Nous interromprons alors le traitement de vos données à caractère personnel, sauf si nous sommes en mesure de démontrer qu'il existe des motifs impérieux pour leur traitement qui méritent d'être protégés et prévalent sur vos intérêts, vos droits et vos libertés, ou si ce traitement est nécessaire pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. Si vous vous opposez au traitement de vos données à caractère personnel à des fins de prospection, nous interromprons dans tous les cas ledit traitement.

Le présent Avis de confidentialité peut être mis à jour de temps à autre en conséquence de modifications nécessaires. En cas de mise à jour, nous prendrons les mesures nécessaires afin de vous informer en fonction de l'importance des modifications apportées. Si la législation applicable l'exige, nous vous demanderons également votre consentement eu égard à des modifications substantielles de l'Avis de confidentialité décrivant nos pratiques actuelles. Pour savoir quand cet Avis de confidentialité a été mis à jour, veuillez vous référer à la « date de publication ».

Date de publication : 15 février 2021